跨境B2B外贸人，关于WhatsApp样品物流费，我们聊点实在的

做外贸的，尤其是做B2B的，谁没在WhatsApp上跟客户掰扯过样品费和运费这点事儿？说真的，这事儿太常见了，简直就是日常。每天打开WhatsApp，除了收到几个“Hi”或者“Still available?”之外，大概率就是客户发来的灵魂拷问：“How much for the sample shipping cost?”

这时候，你心里是不是咯噔一下？给报吧，怕报高了客户直接不回消息；不报吧，又怕客户觉得你不专业，或者觉得你连个运费都藏着掖着。尤其是现在物流成本三天两头变，燃油附加费、旺季附加费，名目多得让人头大。怎么在WhatsApp上跟客户沟通这个敏感话题，既能把事儿说清楚，又不伤和气，甚至还能顺便拉近点关系？这事儿得好好说道说道。

这篇文章不跟你扯那些虚头巴脑的理论，咱们就用最接地气的方式，聊聊在WhatsApp上，面对不同场景、不同客户，这物流费到底该怎么“聊”。

一、开场白：别一上来就谈钱，太伤感情

很多新手最容易犯的错误，就是客户一问样品，立马把报价单甩过去，后面加一句“Sample cost + shipping fee”。这样太生硬了，像机器人。客户隔着屏幕都能感觉到你的敷衍。WhatsApp是个很私人的工具，带点人情味儿很重要。

正确的姿势应该是先建立连接，确认需求。

1. 确认样品细节，而不是直接报价

当客户问样品运费时，他可能连具体要哪个型号、什么配置的样品都还没说清楚。这时候，你的第一回复不应该是数字，而应该是问题。

你可以这样回：

Hi [客户名字], thanks for asking! Before we talk about the shipping cost, could you please confirm which specific model you’d like to get a sample for? We have a few different options, and the weight might vary a little bit. I want to make sure I get you the most accurate quote. 😊

你看，这么一说，首先显得你很专业、很细心；其次，你把“报价”这个动作巧妙地往后推了一步，变成了“为了给你最准确的报价，我需要你确认一下细节”。客户不仅不会反感，反而会觉得你这人靠谱。

2. 展现你的灵活性，给客户选择权

直接告诉客户“运费必须你付”或者“我们包邮”，都显得有点霸道。更好的方式是提供选项，让客户自己选。这就像去餐厅吃饭，服务员问你“要喝点什么？我们有可乐、雪碧和橙汁”，而不是直接给你一杯白开水。

话术参考：

For the sample shipping, we have a couple of options. We can arrange it via our regular forwarder (DHL/FedEx), which is usually faster and more reliable. Or, if you have a preferred courier account (like your own DHL/FedEx account number), you can arrange for the pickup on your end. This way, you might be able to use your corporate discount. What works better for you?

这段话术的妙处在于：

• 提供了标准方案：用我们的货代，方便、快捷、有保障。
• 提供了备选方案：用你自己的账号，可能更省钱。这瞬间就让客户感觉你是在为他着想，而不是只想赚他的钱。
• 把问题抛回给客户：让他做选择，而不是你单方面决定。

二、核心环节：如何清晰、准确地报出物流费用

聊到这一步，客户基本已经确认了样品和运输方式。现在，是时候亮出那个敏感的数字了。怎么报，大有讲究。

1. 拆分报价 vs. 一口价

这是一个经典问题。到底是把样品费和运费加在一起报一个总价，还是分开报？

我的建议是：分开报，但要说明白。

为什么？因为B2B的客户，尤其是专业的采购，他们对成本结构很敏感。他们想知道钱具体花在了哪里。一个总价会让他们产生怀疑：“这里面你是不是加了什么猫腻？”

正确的报价格式应该是这样的（用表格最清晰）：

在WhatsApp里，你可以用纯文本模拟这个表格，或者直接发一个做好的Excel截图（如果客户不介意的话）。关键在于，你要在旁边用文字补充说明一下。

补充说明的话术：

Here is the breakdown for the sample request:

1. Sample cost: USD 50.00 (This is a refundable sample cost, which will be deducted from your future bulk order. *如果你们有这个政策的话，一定要强调！这是个巨大的推动力！*)

2. Express shipping cost (DHL): USD 85.00. This is an estimated cost based on a 2kg package to [客户城市]. The final cost might vary slightly, but we will confirm with you before shipping.

So the total amount for you to arrange is USD 135.00.

这样拆分，好处有三：

• 透明：客户看得清清楚楚，心里舒服。
• 专业：体现了你做事的条理性。
• 有卖点：顺便把“样品费可抵扣”这个优惠政策给卖出去了。

2. 解释运费为什么是这个价

有时候，客户会觉得运费比样品本身还贵，心里会嘀咕。与其等他来问“Why so expensive?”，你不如主动解释一下，打消他的疑虑。

你可以这样说：

About the shipping cost, I know it might look a bit high. Just to let you know, the shipping fee is mainly calculated by weight and volume. Even though the product itself is light, we need to use a sturdy export carton with protective foam inside, which adds to the volumetric weight. Plus, the current fuel surcharge for international express is quite high. But don’t worry, DHL is super fast, it should only take 3-5 working days to reach you.

这段话术包含了几个关键信息点：

• 解释了计费方式：重量和体积（泡货/重货），让客户明白这不是乱要价。
• 说明了包装成本：专业的包装是为了保护产品，这是必要的成本。
• 提到了燃油附加费：这是行业普遍现象，不是你家特有。
• 强调了时效：用“快”来对冲“贵”，让客户觉得这钱花得值。

三、处理客户的“砍价”和“特殊要求”

报价发出去了，接下来就是考验你应变能力的时候了。客户可能会说：“太贵了”、“能不能便宜点？”或者“能不能发到付（Freight Collect）？”。

1. 客户说运费太贵，能不能便宜点？

直接说“不能”会显得很生硬，容易把天聊死。说“我试试”然后去问货代，大概率还是那个价，显得你没能力。这时候，需要一点话术技巧。

策略一：强调价值和安全性

I understand your concern. The quote I gave is already based on our corporate account with DHL, which has a bit of discount. We chose DHL because for sample delivery, reliability and speed are the top priorities. We don’t want the sample to be stuck in transit for weeks or get damaged, which would waste both of our time. We want to make sure you get the product in perfect condition to evaluate our quality properly.

这段话的核心是：我们不是在省钱，我们是在保证你的利益。

策略二：提供替代方案（如果可能）

If the cost is a major concern, we can check with our other forwarder for a more economical option, like UPS or FedEx. It might be a day or two slower, but sometimes the cost is about 10-15% lower. Would you like me to get a quote for that?

这再次体现了你的灵活性和服务意愿。即使最后价格差不多，客户也会觉得你尽力了。

2. 客户要求发到付（Freight Collect）

“Can you send it freight collect?” 这是很多老手客户喜欢用的招数。对于新客户，尤其是第一次合作的，我们一般不建议同意到付。为什么？风险控制。

如果客户给了错误的账号，或者账号有欠费，货代会把费用算到发货人（也就是你）头上。到时候你找谁要去？

拒绝的话术要委婉且有理有据：

Regarding the freight collect request, I’m afraid we can’t do that for the first cooperation. It’s our company’s policy to arrange and pay for the shipping first for new clients. This is mainly to ensure a smooth and fast delivery process, as we can directly coordinate with the courier if any issues arise during transit.

But don’t worry, once we establish a stable and long-term partnership, we can definitely discuss other payment terms for samples, like shipping cost deduction from the bulk order, etc.

看，你不是简单地拒绝，而是：

• 说明这是公司规定（把锅甩给公司，不是你个人不愿意）。
• 解释了这么做的好处（为了保证运输顺畅，也是为了客户好）。
• 画了个饼（未来合作久了，一切都好说）。这让客户觉得有盼头，不会因为一次拒绝就流失。

四、收尾：敲定细节，准备付款和发货

经过前面几轮的沟通，如果客户接受了报价，那就到了最后的确认环节。千万别掉以轻心，魔鬼都在细节里。

1. 发送正式的付款链接或信息

不要只发一个冷冰冰的银行账号。在WhatsApp上，最好把所有信息整理在一个文档里（PDF或图片），清晰明了。

信息包应该包括：

• PI (Proforma Invoice): 上面清晰列出样品费、运费、总计。
• 水单模板：告诉客户付款后需要把水单发给你。
• 贵司的银行信息：公司名、账号、开户行、SWIFT代码等。
• 再次确认收货信息：把客户之前提供的地址、联系人、电话再发一遍，让他确认“Is this the correct address?”

发送时的附言：

Hi [客户名字], I’ve attached the Proforma Invoice (PI) for the sample and shipping. Please check if all the details are correct, especially the delivery address.

You can make the payment via T/T to the bank details listed in the PI. Once the payment is made, please send me a copy of the bank slip. We will then arrange the shipment immediately and provide you with the tracking number.

Let me know if you have any questions. Thanks!

2. 发货后，及时更新物流信息

客户付款后，你安排发货。货代给了单号，第一件事就是发给客户。不要等客户来问。

追踪信息模板：

Good news! Your sample has been picked up by DHL. Here is the tracking number: [单号]. You can track it here: [DHL官网链接].

The estimated arrival time is [日期]. Please keep an eye on it. Let me know once you receive it. I’m looking forward to your feedback on our product!

这一步非常重要。它传递了两个信息：1. 我办事效率高；2. 我很在乎你的反馈。这为后续的样品反馈和正式订单沟通打下了坚实的基础。

五、一些特殊情况的应对

外贸嘛，总有意外。关于样品物流，也常有突发状况。

1. 运费突然涨价了怎么办？

比如你报价的时候是85美金，但等客户付款、你去订舱的时候，货代说因为燃油费上涨，现在要95美金了。这10美金的差价，你跟客户要，还是自己吃掉？

我的建议是：如果差价不大（比如在5%以内），自己吃掉，当作维护客户的成本。然后在发货后，可以“不经意”地提一下。

话术：

Just to update you, we’ve successfully shipped your sample. The final shipping cost came to a bit higher than expected due to a sudden fuel surcharge adjustment this week, but don’t worry about it, we’ve covered the difference for you. Hope you can receive it soon!

你看，这么一说，客户不仅不会觉得你报价不准，反而会觉得你这人很讲信用，有担当。这10美金花得比投广告值。

但如果差价非常大，比如翻倍了，那必须第一时间联系客户，解释清楚原因，并提供证据（比如货代的报价截图），商量怎么处理。是取消订单，还是共同承担？

2. 样品在海关被扣了怎么办？

这是最头疼的情况。首先，不要慌，也不要隐瞒。第一时间联系客户，告知情况。

沟通步骤：

1. 告知现状：“Hi [客户名字], I just got a notice from DHL that the sample is held by customs for a routine inspection. This sometimes happens, please don’t worry.”
2. 提供解决方案：“DHL is now providing the necessary documents to clear it. This might take 1-2 days. I will keep you updated on the progress.”
3. 安抚情绪：“I’m sorry for the delay. We will do our best to speed it up.”

关键是主动、透明。让客户知道你正在积极处理，而不是在推卸责任。

六、写在最后的一些碎碎念

关于WhatsApp上聊样品物流费，其实说到底，就三点：专业、透明、有人情味。

专业体现在你对流程、费用构成的清晰解释上；透明体现在你敢于把费用拆开给客户看，不玩猫腻；有人情味体现在你总能站在客户的角度，为他多想一步，多提供一个选择。

WhatsApp这个工具，用好了，它不仅仅是个通讯软件，更是你和客户之间建立信任的桥梁。每一次关于样品物流的沟通，都是一次展示你和你公司专业度的机会。别嫌麻烦，也别觉得运费是小事。很多时候，正是这些看似不起眼的细节，决定了客户最终会不会把那个价值几十万美金的订单下给你。

所以，下次再有客户问你“Shipping cost?”的时候，深呼吸，别急着报价。先想想今天聊到的这些，从确认样品细节开始，一步步来。你会发现，这事儿聊顺了，后面的订单，也就顺了。