多人登录的权限怎么管控？别再用Excel记密码了，这活儿得讲究点
说真的，每次看到公司里几个同事共用一个账号密码，或者把管理员账号的密码写在便利贴上贴在显示器旁边，我这心里就直打鼓。这哪是权限管理啊，这简直是在裸奔。前两天跟一个做电商的朋友聊天，他们公司就因为运营和客服共用一个Facebook Business Manager的账号，结果一个实习生手滑，把整个广告账户的权限给删了，几百个广告组一夜之间全废了，损失惨重。
多人登录这个事儿，说小了是方便，说大了就是安全漏洞。但真要管起来，又不是简单地“一人一号”那么简单。业务场景在那摆着呢：客服要回消息，运营要投广告，设计要上传素材，老板还要看数据。总不能给每个人都建个独立账号，然后让他们自己折腾去吧？那也不现实。
所以今天咱们就来聊聊，怎么才能把这个多人登录的权限管得既安全又不耽误事儿。我会尽量用大白话，结合一些实际场景，把这个事儿掰开了揉碎了讲清楚。
先搞明白，你到底在管什么？
在动手之前，得先想清楚几个问题。这就像盖房子得先有图纸，不能上来就抡锤子。
首先，你得知道你的团队里都有哪些角色。别一概而论说“我们公司用Facebook的”，得细分：
- 内容运营：他们主要负责发帖、回评论、看数据。给他们权限，得能发帖，但不一定能动钱。
- 广告投手：这帮人天天跟预算打交道，权限得大，但也不能大到能删账户。
- 客服：他们只需要回消息、处理投诉，看广告数据对他们来说可能都是多余，甚至有风险。
- 设计师/视频剪辑：他们需要上传素材，但不需要发布，更不需要碰广告设置。
- 老板/管理层：他们啥都得看，但可能啥都不想动手操作，主要是为了监控。
你看，这么一分，权限的需求就完全不一样了。这就是最小权限原则（Principle of Least Privilege）的核心——每个人只给他完成工作所必需的最小权限，多一点都不给。这原则听着挺高大上，其实就是“别给小孩儿玩火柴”。
Facebook的“工具箱”里都有啥？
Facebook其实提供了挺完善的权限管理工具，但很多人可能只用了个皮毛。咱们一个一个来看。
商务管理平台（Business Manager）是核心
如果你还在用个人账号直接加同事当好友，然后在主页设置里勾选“管理员”，那我劝你赶紧停手。这太原始了，也太危险了。个人账号一出问题，或者谁离职了忘了删，你就等着哭吧。
Facebook的商务管理平台（BM）就是为了解决这个问题而生的。你可以把它想象成一个公司的“总控制台”。所有资产（主页、广告账户、像素、像素数据）都在这个总控制台里，然后你再往里加人，给他们分配角色。
在BM里加人，你有两种方式：
- 直接添加员工的Facebook个人账号：这是最常用的。你输入他们的个人账号邮箱，他们接受邀请后，就能在你的BM里工作。好处是权限清晰，离职时直接在BM里移除即可，不会影响他们的个人账号。
- 给员工创建一个BM用户：有些公司为了安全，会给员工创建一个专门用于工作的BM用户，这个用户绑在员工的个人账号上，但工作和生活完全分开。这个操作稍微复杂点，但安全性更高。
记住，一切权限管理，请在商务管理平台里完成。这是底线。
角色分配的艺术
BM里有预设的角色，比如管理员、广告主、分析师、编辑等等。但这些预设角色有时候并不完全符合你的需求。
比如，你想让一个运营既能发帖，又能看广告数据，但不能改广告预算。预设的“编辑”角色权限太大，“分析师”又不能发帖。这时候怎么办？
这时候就要用到BM的自定义角色功能。你可以像搭积木一样，把各种权限点勾选组合，创建一个最适合你团队需求的角色。比如，你可以创建一个叫“内容运营-高级”的角色，权限包括：管理帖子、回复消息、查看广告报告，但就是不给“管理广告账户”的权限。
这个过程需要你对Facebook的每一个权限点都了解清楚。别怕麻烦，花点时间把这些权限点都点一遍，看看说明，搞清楚每个勾选框背后意味着什么。这比事后出问题再补救要划算得多。
不同场景下的实战策略
光说理论太空泛，咱们来点实际的。针对不同的业务场景，权限应该怎么分。
场景一：广告投放团队
这是权限管理的重灾区，因为涉及钱。
一个健康的广告投放团队，权限结构应该是金字塔式的：
- 塔尖（1-2人）：BM的管理员。通常是团队负责人或者公司核心决策者。他们拥有最高权限，可以管理所有资产、添加删除人员、修改支付方式。这个权限一定要慎之又慎，人越少越好。
- 中间层（投手）：广告主角色，但要配合自定义权限。他们可以创建和管理广告，调整预算和出价，查看广告数据。但关键点来了：他们不能访问BM的设置页面，不能添加新用户，也不能修改支付信息。这样即使某个投手的账号被盗，攻击者也无法把你的信用卡刷爆或者把整个BM卖掉。
- 底层（助理/实习生）：广告创建者或者更低权限的自定义角色。他们可以搭建广告，但不能发布。所有广告必须经过资深投手审核后才能上线。这能有效避免很多低级错误。
这里有个细节，很多团队会把广告账户的权限和个人账号的BM权限混淆。记住，一个广告账户可以被多个BM管理，一个BM里也可以有多个广告账户。在BM里给员工分配广告账户权限时，要明确是给“查看”、“编辑”还是“管理”权限。通常给“编辑”权限就足够投手用了。
场景二：社交媒体运营和客服
这个场景的核心是“消息”和“内容”。
对于运营人员，他们需要的是主页的权限。在BM里，你可以给用户分配“主页管理员”、“主页编辑”、“主页版主”等角色。
- 主页管理员：权限最大，可以删帖、改设置、加人。通常只给1-2个核心负责人。
- 主页编辑：可以发帖、回评论、看数据。适合内容运营。
- 主页版主：不能发帖，但可以回评论、删评论、隐藏帖子。非常适合客服团队。他们能处理用户反馈，但不会手滑发错公司官方内容。
对于客服团队，还有一个神器叫Facebook Business Suite（现在逐渐整合进Meta Business Suite了）。在这个工具里，客服可以统一管理Facebook和Instagram的消息、评论和动态。你可以给客服人员分配“消息回复”权限，他们登录后就只能看到消息和评论界面，看不到广告数据，也改不了主页设置。这体验就非常清爽。
场景三：需要访问多个资产的“超级用户”
有些员工可能需要同时管理好几个BM，或者在不同的项目组之间穿梭。比如一个顾问，今天给A公司投广告，明天给B公司做咨询。
这时候，不要把他的个人账号直接加到每个BM里，然后给管理员权限。正确的做法是，让他用自己的个人账号登录，然后你根据他在每个BM里的角色，分别给他分配权限。
如果他需要在不同BM之间切换，Facebook允许他在Business Manager之间进行切换。这样他的工作环境是隔离的，A公司看不到B公司的数据，B公司也动不了A公司的资产。安全又高效。
那些容易被忽略的“坑”
权限管理不是一劳永逸的事儿，它是个动态过程。很多坑，都是在“想当然”中埋下的。
坑一：离职员工的“幽灵权限”
这是最常见的问题。员工离职了，HR在系统里走了流程，但没人想起来去Facebook BM里把他删掉。他的个人账号还躺在你的BM成员列表里，如果他的账号被黑了，或者他自己心存不满，依然可以登录后台搞破坏。
解决方案： 建立一个离职检查清单（Checklist）。把“从所有在线平台移除权限”作为标准流程的一部分。BM管理员要定期（比如每季度）审查一次成员列表，看看有没有已经离职的“幽灵账号”。
坑二：个人账号和工作账号混用
很多员工习惯用个人Facebook账号去登录工作系统。这有两个风险：
- 隐私泄露：员工可能会不小心把私人动态发到公司主页上，或者在工作时被私人消息打扰。
- 账号安全：如果员工的个人账号因为发布不当内容被封了，那他所有关联的工作权限就全没了。而且，员工离职后，你没法把他“工作”的那部分权限剥离出来。
解决方案： 鼓励（或者要求）员工为工作创建一个专门的Facebook个人账号。这个账号只加同事和工作相关的人，不发私人生活内容。听起来有点麻烦，但在安全性和专业性上，回报巨大。
坑三：权限的“通货膨胀”
刚开始创业，公司就几个人，大家都是管理员，权限大点方便。随着公司规模扩大，新人不断加入，老的权限结构没变，新人来了也直接给管理员权限，理由是“方便”。久而久之，你的BM里管理员比干活的还多。
这就是权限的“通货膨胀”。权限越大，风险越大。一个管理员不小心点了什么，或者账号被盗，造成的损失是不可估量的。
解决方案： 定期做“权限审计”。问问自己：这个岗位还需要这个权限吗？他最近一次用到这个高权限是什么时候？如果答案是“很久没用了”或者“其实用不着”，那就降级。从管理员降到广告主，从广告主降到分析师。这不叫不信任，这叫风险管理。
工具之外：建立安全意识文化
技术手段再牛，也防不住“内鬼”或者“猪队友”。权限管理的最高境界，是让团队里的每个人都建立起安全意识。
这事儿比设置权限更难，但更重要。
你得跟团队反复强调：
- 密码不能共用：每个人必须用强密码，最好开启两步验证（2FA）。这是铁律，没有例外。
- 警惕钓鱼邮件：现在针对Facebook账号的钓鱼攻击非常多。收到“你的广告账户有风险，请立即登录”的邮件，先别点，去官方后台看一眼。培养这种习惯。
- 公共电脑别登录：出差在酒店用电脑，或者去网吧，千万别登录工作账号。如果非登不可，用完一定记得退出，最好清空浏览器缓存。
- 定期换密码：虽然这个有点老生常谈，但对于核心账号，比如BM管理员，建议每3-6个月换一次密码。
把这些变成团队的日常规范，甚至可以在入职培训里专门讲一讲。让大家明白，这不是在给他们添麻烦，而是在保护大家共同的饭碗。
万一出事了，怎么办？
百密一疏，真遇到权限失控的情况，也别慌。Facebook提供了一些补救措施。
如果你的BM管理员账号被盗，或者恶意管理员把其他人都删了，你可以通过Facebook的商业支持页面提交申诉。你需要证明你是这个企业的合法所有者，提供营业执照、身份证件等材料。这个过程可能有点漫长，而且不一定成功，所以预防永远比补救重要。
如果是某个员工的个人账号被盗，导致他BM里的权限被滥用。第一时间在BM里把他移除，然后修改BM的核心设置（比如支付方式）。同时，让该员工立即联系Facebook客服处理他的个人账号问题。
写在最后的一些碎碎念
管理多人登录的权限，本质上是在平衡“安全”和“效率”。管得太死，大家束手束脚，工作没法开展；管得太松，等于在公司大门上挂了个“欢迎光临”的牌子。
没有一个完美的方案能适应所有公司。你需要根据自己团队的规模、业务的复杂程度、人员的成熟度，来动态调整你的策略。
可能你今天觉得给某个核心员工管理员权限很方便，明天就因为一个小失误让你追悔莫及。也可能你为了安全，把权限收得太紧，结果员工天天找你审批，效率低下。
所以，别想着一蹴而就。先从最重要的资产（广告账户、主页）和核心人员开始，把权限结构搭起来。然后定期回顾，根据实际运行中遇到的问题去微调。多听听一线员工的反馈，他们最清楚哪些权限卡住了流程。
说到底，权限管理是个细致活儿，也是个持续优化的过程。它需要技术工具，更需要管理智慧。希望今天聊的这些，能帮你少走点弯路。别再让团队共用一个密码了，从今天开始，行动起来吧。
