Instagram品牌账号的记者媒体联络沟通技巧

说实话，很多品牌在Instagram上玩得风生水起，一提到联系记者就犯了难。你可能会想——我在社交媒体上有几十万粉丝，凭什么还要”求”媒体报道？这种想法其实有点偏差。记者和品牌之间的关系，与其说是”求”，不如说是”换”。你手上有他们需要的素材和故事，他们手上有你想要的曝光和公信力，关键是怎么把这个交换变得自然、不尴尬，甚至让双方都觉得占了便宜。

我见过太多品牌在联系记者时栽跟头。有个做美妆的朋友，花了三天写了一份自认为完美的媒体介绍邮件，结果发出去二十封，只收到两封回复，其中一封还是自动退信。她特别委屈，觉得记者太高傲。但问题不在记者，而在她那份邮件——太像广告了，太像群发了，太像在”推销”而不是在”分享”。今天我想聊聊，怎么用对方法，让记者愿意认真看你的消息，甚至主动来找你。

先理解记者到底要什么

很多人觉得记者嘛，就是要”新闻”。这个答案对，但不够具体。记者要的不是普通的新闻，而是”好新闻”。什么是好新闻？对他们的读者有用、有趣、或者能引发讨论。想象一下，记者每天可能收到上百封邮件，他们看每一封的时间可能不超过三十秒。三十秒能看完什么？只能看个标题和开头两句话。如果这两句话没能抓住他们的注意力，这封邮件就直接进垃圾箱了。

我认识一位科技版的记者，他说最怕收到那种”尊敬的编辑您好，我司荣幸地宣布……”的邮件。读到这种开头，他直接关掉。反而是那种”我发现了个有趣的现象，你们科技版的读者可能会想知道……”的邮件，他会愿意多看几眼。这个心态转变很关键——记者不是你的上级审核员，而是你的潜在合作伙伴。他们需要的是素材库里有意思的新东西，不是一份需要审批的企业通稿。

记者最讨厌的三件事

了解敌人，才能战胜敌人。或者说，了解服务对象，才能更好地服务。这里说的”讨厌”，是记者在日常工作里最常遇到的困扰，你如果能避开这些雷区，就已经赢在起跑线上了。

• 第一， Generic（千篇一律）。群发邮件、不标注记者名字、用”尊敬的媒体朋友”这种万能开头，会让记者瞬间失去阅读兴趣。他们会觉得——这人到底知不知道我是谁？我的读者到底是谁？这封邮件发给我和发给隔壁张三有什么区别？
• 第二，Self-centered（自我中心）。整封邮件都在夸自己的品牌多厉害、销量多高、拿了什么奖，但对记者和他们的读者来说，这些信息价值为零。记者关心的是”这关我读者什么事”，而不是”你这公司多牛”。
• 第三，No deadline/no news angle（没有时效性、没有新闻点）。你可能觉得是个好消息的发布，对记者来说可能只是个平凡的产品更新。没有时间压力、没有话题性、没有独特角度，他们为什么要花精力报道？

Instagram这个渠道有什么特殊之处

Instagram和其他媒体渠道不一样。它是视觉化的、碎片化的、实时性强的。这意味着你联系记者的方式，也得有点Instagram的”味道”。不是说你要在邮件里发表情符号，而是说你的沟通逻辑要契合这个平台的调性。

首先，Instagram上的内容本身就是”视觉故事”。你有天然的优势——图片、视频、 Stories、Reels，这些都是现成的素材库。记者其实很头疼配图问题，如果你能在联系他们的时候，直接提供高质量的可编辑图片或者视频素材，他们会对你好感倍增。这就好比装修房子，你不只是给设计师看了毛坯房，还主动提供了效果图和家具清单，对方当然愿意接你这个活。

其次，Instagram的互动性很强，评论区文化很发达。你在联系记者之前，可以先看看他们最近的报道方向是什么，在社交媒体上关注他们，甚至在他们相关的帖子下留个有价值的评论。这不是”套近乎”，这是做功课。让记者感受到”这人不是突然冒出来的，他一直在关注我的工作”，这个印象分很重要。

不同类型媒体的差异化沟通

不是所有记者都一样的。时尚杂志的编辑和科技媒体的记者，关注点完全不同；地方小报的记者和全国性媒体的记者，沟通方式也应该有所调整。这不是势利眼，这是高效沟通的基本功。

td>准备具体案例、用户数据、行业分析

td>本地关联性、人情味、小切口

td>独特视角、争议话题、社会意义

这个表格不是让你照本宣科，而是提醒你——在动手写邮件之前，先花五分钟了解一下对方的”口味”。这五分钟的投入，可能换来的是从”已读不回”到”主动约访”的转变。

说完了大原则，聊聊具体操作

理论听得再多，不如实操一遍。假设你现在有个具体的新闻点——你的品牌做了一个联名款产品，或者发布了一款新服务，或者有个有意思的用户故事想分享。你打算联系一位科技媒体的记者，下面这个过程可能是比较自然的沟通路径。

第一步：邮件标题怎么写

邮件标题是第一道关卡，也是最容易翻车的地方。最好的标题应该满足两个条件：一是明确告知”这是什么事”，二是暗示”这事和你读者有关”。我见过一个特别好的例子：某智能手环品牌联系记者时，标题写的是”一个意外发现：我们的用户里有多少人在用手环测睡眠，然后真的去改了作息”。这个标题没有夸大其词，没有用”震惊””重磅”这种词汇，但它提出了一个具体的问题，可能记者的读者也想知道答案。

反面教材是什么？”我司发布新一代智能手环，诚邀报道”——这种标题扔进邮箱里，可能点开率不到百分之十。问题在哪里？太”官”了，太像通知了，而且完全没有提供”为什么要点开”的理由。

正文怎么展开

标题把人骗进来了，正文可不能再把人吓走。正文的第一句话尤其关键，它要继续回答”这和我有什么关系”这个问题。开头可以用一个具体的数据、一个场景、或者一个问题，但不要上来就”我们是XX品牌，成立于XX年，专注于XX领域”。这段历史背景不是不重要，而是应该放在后面说。

一个参考结构是这样的：第一段，用一两句话点明这个新闻的核心价值，对谁有用；第二段，给出具体的细节支撑，比如数据、案例、或者独特视角；第三段，提供素材包——高清图片、采访联系人、相关背景资料；最后一段，简单介绍你自己和品牌，但保持简短，像是补充信息而不是推销。

对了，邮件长度控制在三百字以内。记者没有时间读你的长篇大论，如果他们想了解更多，自然会来问你。如果你一开始就写得像篇论文，反而显得你不懂传媒逻辑。

后续跟进怎么做

发完邮件就等着？这不够主动，但追得太紧又惹人烦。这个节奏怎么把握？其实有个小技巧：发完邮件后隔两三天，可以通过Instagram再发一条简短的私信跟进。不是把邮件内容重复一遍，而是换个角度，比如”不知道您有没有收到我前两天的邮件？我刚在Instagram上发了一个相关的Reels，如果您感兴趣的话可以看看”。这样既做了提醒，又提供了新的素材，还显得你很自然地”顺便”提了一下。

如果对方一直没回复，也要有点分寸感。最少等一周再发一封跟进邮件，如果还是没有回复，那可能这个记者确实对这个题材不感兴趣。这时候与其继续轰炸，不如礼貌地留个活话：”如果您以后有相关选题需要讨论，欢迎随时联系我”。这封邮件石沉大海不要紧，说不定哪天他们需要一个品牌视角的评论，会想起你来。

关系是要长期经营的

说完具体技巧，我想再往上拔高一点——联系记者这件事，不应该只是”我有事才找你”的临时突击。好的媒体关系是需要养的。怎么养？其实不难，就是保持低频率但高质量的接触。

你可以在看到某篇对你行业有价值的报道时，真诚地反馈一句”这篇文章对我们团队很有启发”，而不是”贵刊的报道非常精彩，期待再次合作”这种套话。你可以把品牌的一些内部动态，但不是广告性质的，整理成小简报偶尔分享给记者。你可以在行业活动上遇到记者时，轻松地聊两句，而不是立刻掏出名片说”我们能合作一下吗”。

这些动作看起来小，但在记者心里的印象是完全不同的。当他们真正需要一个品牌声音的时候，那些平时”有温度联系”过的人，会排在群发名单的最前面。

有個做户外品牌的PR跟我分享过他的经验。他每年会给两三个关系好的记者寄送品牌日历，不是什么贵重礼品，但设计得很用心。结果有一次记者要做一期户外新年的选题，第一个就想到找他来聊聊。这就是”不刻意经营”带来的回报。你不是在”投资”关系，你只是在表达”我知道你的工作，我尊重你的专业，仅此而已”。

最后说几句

回到开头的那句话——和记者沟通这件事，说难不难，说简单也不简单。不难在于，只要你真诚、提供价值、尊重对方的工作方式，记者其实很愿意和品牌建立联系。不简单在于，这种”恰到好处”的把握，需要时间积累，需要踩过一些坑才能找到感觉。

如果你正在为”为什么我的媒体邮件没人回”而烦恼，不妨先把今天聊的几点在心里过一遍：是标题不够吸引人？是开头太像广告？是群发没有针对性？还是平时根本没有做媒体关系的维护？找到问题所在，改起来很快。最怕的是明明有问题，却一直用”记者太高傲”来当借口。

品牌和媒体，从来不该是对立面。你们有共同的目标——给读者提供有价值的信息，只是在这个过程里扮演的角色不同。找到这个共同点，沟通起来就顺畅多了。祝你在媒体联络这条路上一帆风顺，别太焦虑，慢慢来。